Việc tổ chức event tại một tỉnh sẽ mang lại không ít áp lực nhiều bỡ ngỡ cho người làm event từ nơi khác đến với ngay cả đa số người làm event tương đối nhiều năm trong nghề.

Dưới đây là một số lưu ý có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị hoàn chỉnh hơn cho các sự kiện tại một tỉnh nào đó.

to chuc su kien tong ket cuoi nam



1. Khảo sát địa điểm tổ chức.

Bạn là người thường xuyên làm sự kiện mà địa điểm lại là những khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách làm việc của họ rồi thì công việc này rất dễ dàng. Còn làm việc với các khách sạn tại tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ cần nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải đa số khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải tương đối vất vả, mà đó lại là điều thường gặp tại các khách sạn tại thành phố nhỏ..

Nếu bạn thực hiện một chuỗi event ở nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. tại vì thế, bạn nên phân chia theo cấp độ và đi khảo sát đa số điểm quan trọng hơn trước. Việc này thực tế và cần thiết, tại vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của các khách sạn cung cấp thêm (thường rất lung linh) hay là kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hay là trang trí... để rồi đến lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, nếu như không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước đa số vấn đề này.

tổ chức lễ khai trương showroom

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất khá nhiều thời gian và khiến tương đối nhiều người làm event mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham gia là điều nên thiết cần làm.

Thường thì các đơn vị phụ trách những hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một vài đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước sự kiện, bạn cần cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có đa số điều chỉnh kịp thời. Bạn cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp thêm, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.