Yếu tố lớn nhất có thể quyết định sự thành công của sự kiện đó là khách mời. Nếu sự kiện của bạn tổ chức với quy mô lớn nhưng không có lượng lớn khách mời tham dự thì sự kiện đó không thể thành công tốt đẹp. Nhưng nếu như sự kiện được thực hiện với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham gia quá đông thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng tốt nhất thì sự kiện của bạn cũng đã thất bại.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Để giúp đỡ bạn hiểu hiểu rõ hơn những tình huống có thể xảy ra đối với sự kiện chúng tôi đã mang đến cho bạn một vài thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham dự so với quy mô của sự kiện

Nếu bạn tổ chức một sự kiện thì đòi hỏi khách mời phải tới từ nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và tới từ thực hiện nào thì điều tốt nhất bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả các khách mời cũng như khán giả đến tham dự.

Không chỉ dừng lại tại đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian thực hiện event để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu lượng khách mời đến quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả các nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời đến đúng giờ để kịp cho tiến độ của sự kiện.

Có quá đông khách mời tới tham dự so với quy mô của event

Đôi khi trong tổ chức event bạn sẽ phải gặp các vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với event hoặc là lượng khách mời tới quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Bởi vì thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào.

Nếu trong thực hiện sự kiện có nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Đối với các event hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ đơn giản xử lí hơn nhiều. Bởi lẽ khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hay thông báo cho họ về event.