Chi phí xăng dầu là chi phí phát sinh thường gặp trong doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động thì sẽ có những thời điểm doanh nghiệp sẽ phải thuê xe ô tô để phục vụ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
*** Đối với xe đi thuê, đi mượn thì chi phí xăng dầu có phải là chi phí hợp lý hay không?
Phải xử lý như thế nào để đưa chi phí này vào làm chi phí xăng dầu hợp lý ? Khi đó Kế toán phải thật linh hoạt để có thể xử lý chi phí xăng dầu để trở thành chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp
Vậy để đưa chi phí xăng dầu đối với xe đi mượn vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp doanh nghệp cần chuẩn bị các điều kiện & chứng từ sau:
– Mục đích mượn xe trực tiếp phụ vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
– Hợp đồng mượn xe ( đảm bảo đủ các yêu tố về chi phí phát sinh…do bên mượn chi trả)
– Biên bản giao xe
– Lịch trình hoạt động xe
– Định mức sử dụng nhiên liệu
– Cuối tháng tổng hợp số KM theo lịch trình xe chạy để xác định mức nhiên liệu sử dụng
– Hóa đơn chứng từ liên quan tới các khoản chi phí phát sinh ( xăng dầu , sửa chữa …)
– Có chứng từ thanh toán ( trường hợp Chi phí trên 20 triệu cần đảm bảo thanh toán không dùng tiền mặt )
– Quy định cụ thể trên Quy chế tài chính
* Lưu ý:
– Chi phí xăng dầu phải phù hợp với thực tế sử dụng xe ( định mức tiêu hao xăng, quãng đường di chuyển) của doanh nghiệp. Tránh trường hợp lấy hóa đơn xăng vượt quá định mức tiêu hao xăng .
– Đối với các doanh nghiệp vận tải, số lượng xe lớn, các bạn cần lưu lại đơn giá xăng qua các thời điểm, sau này có thể đưa ra để phục vụ giải trình khi thuế quyết toán
– Trong trường hợp các bạn lấy hóa đơn xăng vào cuối tháng cần có bảng kê các lần lấy xăng( số lương, đơn giá, thành tiền). Các lần lấy không vượt quá dung tích bình xăng của xe.